Uploaded byNur Hafidzah Deviyana 0% found this document useful 0 votes190 views6 pagesDescriptionsemoga bermanfaatCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes190 views6 pagesEtika Berkomunikasi Dalam Dunia KerjaUploaded byNur Hafidzah Deviyana Descriptionsemoga bermanfaatFull descriptionJump to Page You are on page 1of 6Search inside document You're Reading a Free Preview Pages 4 to 5 are not shown in this preview. Buy the Full Version Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.Standardan etika komunikasi dikantor dibuat agar semua karyawan mengetahui tata cara berkomunikasi yang baik. Etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan,norma,nilai,kaidah dan ukuran baik buruknya tingkah laku manusia. Jadi etika komunikasi adalah norma, nilai atau ukuran tingkah laku Abstraks Dalam kehidupan manusia komunikasi merupakan kebutuhan yang mendasari terjalinnya ikatan antar manusia baik dalam masyarakat primitive maupun yang sudah maju, demikian juga posisi sekretaris yang membawa citra perusahaan harus memperhatikan etika dalam koordinasi kerja secara optimal, serta mampu menyelaraskan hubungan kerja dengan pimpinan, bawahan maupun anggota organisasi lainnya. Beberapa factor pendukung terwujudnya komunikasi yang efektif bagi sekretaris menurut Wursanto 1989, dikenal “The seven c’s communication” Credibility/kepercayaan, Context perhubungan,Content kepuasan,Clarity kejelasan berita/pesan, Continuity and Consistency, Capability of Audience kemampuan pihak penerima berita serta Channels of Distribution. Faktor penghambat dalam berkomunikasi 1 lingkungan fisik posisi geografis , 2 lingkungan sosial budaya meliputi bahasa , kepercayaan, adat-istiadat, 3 lingkungan psikologi ucapan tertentu, keaktualan materi dan ketepatan materi, 4 dimensi waktu. Upaya mengatasi hambatan komunikasi Triwidodo. 2002. Sekretaris harus mampu mengembangkan wawasan, menggunakan bahasa tubuh yang tepat, menjaga jarak kontak mata dengan jarak bicara, rasa humor dan rasa empati. Etika komunikasi sangat bermanfaat bagi semua orang terlebih bagi sekretaris dalam menjalankan fungsinya di perusahaan yaitu membina hubungan yang harmonis di lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. Kata Kunci Etika Komunikasi, Sekretaris To read the full-text of this research, you can request a copy directly from the has not been able to resolve any citations for this Sekretaris Profesional dan Kantor Yang EfektifRosidah AmbarAmbar, Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor Yang Efektif. Gava Media. sebagai Manajer Evolusi Peran Sekretaris 1SusantoSusanto. 1997. Sekretaris sebagai Manajer Evolusi Peran Sekretaris 1. PT Elexmedia Komputindo JakartaBadri SukocoMunirSukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga Jakarta Wursanto. Etika Komunikasi Kantor. Kanisius Jogjakarta Triwidodo,T. dan Kristianto, Pengembangan Kepribadian Sekretaris, PT Gramedia Indonesia Jakarta. Rawanmunculnya gangguan. Oleh karena itu ada beberapa etika yang perlu diperhatikan saat kita mengikuti pertemuan secara virtual. 1. Pilih ruangan yang representatif. Ruangan memegang peranan vital dalam kita melakukan virtual meeting. Pilihlah tempat yang cukup pencahayaan supaya anda dapat terlihat dengan jelas oleh peserta meeting yang lain. MAKALAH ETIKA KOMUNIKASI KANTOR DI SUSUN O L E H NAMA SULDIN NIM 1166004027 JURUSAN ADM PERKANTORAN MATA KULIAH ETIKA KOMUNIKASI ADM PROGRAM PPGT FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR 2011 / 2012 KATA PENGANTAR Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah swt atas rahmat serta karunia-Nyalah, saya dapat menyusun makalah ini sebagai tugas akhir semister dalam mata kuliah etika komunikasi administrasi, juga dalam kesempatan ini saya tidak lupa mengucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing dalam mata kuliah ini, yang selalu memberikan arahan,bimbingan,serta pengetahuan yang tiada terhingga nilainya, yaitu bapak Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis, tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan, namun penulis berharap tulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembacanya. Keritik dan saran yang bermaksud membangun , apalagi mengembangkan pikiran, kitanya masih terbuka bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang di berikan namun bilah di sertai dengan niat yang baik akan terasa besar manfaatnya. Akhirnya, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan pemahaman yang positif, dan dapat memberikan dampak yang positif dalam proses belajar mengajar ke depannya. Makassar 26 juni 2012 TTD Penyusun DAFTAR ISI KATA PENGANTAR………………….………………………………………… 2 DAFTAR ISI……………………………………………………………………… 3 BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………….. 4 LATAR BELAKANG……………………………………….………… 4 Rumusan Masalah……………………………………………,……….. 5 Tujuan penulisan…………………………………………….…………. 5 Manfaat penelitian …………………………………………..…………. 5 BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………………. 6 Pengertian Komunikasi……………….…………………………………… 6 Kenapa kita berkomunikasi……………………………………………….. 7 Komunikasi kantor………………………………………………………… 9 Etika komunikasi kantor…………………………………………………. 12 Arti pentingnya komunukasi dalam suatu kantor……………………….. 13 Etika masuk kantor………………………………………………………. 13 Pahami etika agar kenyamanan kerja takj terganngu……………………. 16 Unsur- unsur komunikasi………………………………………………. ..19 BAB III PENUTUP……………………………………………………………… 22 Kesimpulan……………………………………………………………. …22 Saran…………………………………………………………………… …22 DAFTARPUSTAKA…………………………………………………………… ..23 BAB I PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Bekerja di ruangan kantor mempunyai etika tersendiri, apalagi ruang kerja masa kini dirancang seefisien mungkin. Bahkan kadang tak menyisakan ruang privasi. Pahami etika nya agar kenyamanan kerja tak terganggu Etika merupakan dasar yang penting didalam pergaulan serta menjadi landasan penting bagi sebuah peradaban yang akan menjadi kesan mendalam dan terpatri terus di benak seseorang. Etika bukan hanya sekedar penampilan fisik, tetapi masih banyak faktor lain yang dapat mendukung seseorang untuk menampilkan sosoknya yang memiliki etika yang tinggi, Ada perbedaan didalam etika setiap pergaulan, seperti etika di rumah akan pasti berbeda dengan etika dengan para pedagang kaki lima, serta berbeda pula dengan etika di kantor. Untuk etika di kantor memiliki perbedaan yang lebih rumit dari pada etika di rumah maupun etika pedagang kaki lima. etika kantor, dimana etika ini erat kaitannya dengan hubungan antara atasan dan bawahan. Mungkin ada sebuah kantor dimana atasan yang semaunya saja memperlakukan bawahannya, sebaliknya di kantor lainnya, ada bawahan yang masih belum memahami posisinya di mata di sisi lain sebuah kantor yang memperlakukan bawahan seperti budak, dan pasti adapula bawahan yang selalu sukanya membuat malu atasan, tetapi kita tidak perlu pusing dengan hal tersebut, karena kebanyakan perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan. Sekarang bagaimana agar karyawan perusahaan dapat membudayakan atau lebih memahami etika pergaulan di kantor, dengan menampilkan diri sebagai pribadi yang memiliki etika. Rumusan Masalah Apa itu etika Kenapa kita berkomunikasi 3. Bagaimana ber etika di kantor 4. Bagaimana etika pergaulan di kantor 5. Unsur-unsur komunikasi 6. Bagaimana menjaga hubungan dengan teman bekerja di kantor Tujuan penulisan 1. Mengetahui arti dari etika 2. Mengetahui kenapa kita harus berkomunukasi 3. Dapat bertingkah laku yang baik di kantor 4. Memahami etika pergaulan di kantor 5. Mengetahui unsur – unsur komunikasi 6. Mampu menjaga hubungan pertemanan di kantor Manfaat penelitian 1. Penulis dan pembaca dapat mengetahui apa pengertian dari komunikasi 2. Setelah membaca tulisan ini kita dapat bertingkah laku yang baik di kantor 3. Kita dapat bergaul dengan baik setelah membaca tulisan ini 4. Kita dapat mengetahui unsur – unsur komunikasi 5. Kita mampu menjaga pertemanan di kantor dengan baik 6. Dapat mengetahui serta mengamalkan etika yang baik di manapun 7. Mengetahui etika sehingga tidak menggangu kenyamanan di kantor. BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi berpangkal pada perkataan Latin Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga berasal dari akar kata dalam bahasa Latin Communico yang artinya membagi berbagai definisi komunikasi, beberapa pendapat parah ahli yaitu Kelompok sarjana komunikasi book , 1980 komunukasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungan dengan Membangun hubungan antar sesama manusia Melalui pertukaran informasi Untuk menguatkan sifat dan tingkah laku itu Berusaha mengubah siakap dan tingkah laku itu Everett M. roger pakar sosiologi pedesaan amerika Komunikasi adalah proses dimana suatu ede di alihkan dari sumber kepada suatu peneriama atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. Roger dan D. Lawrence Kincaid Komunikasi adalah sebuah proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan peraturan informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan saluran komunikasi yang diharapkan menimbulkan umpan balik dari komunikan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu. B. Kenapa Kita Berkomunikasi Jangan pernah berharap kalau kita akan bisa terlepas dari yang namanya komunikasi. Seumur hidup kita akan terus bergelut dengan hal ini. Tak peduli panas, hujan, maupun badai, kita akan terus berkomunikasi Dr. Everett Kleinjan dari East West Center Hawaii bahkan mengatakan bahwa komunikasi merupakan bagian kekal dari kehidupan manusia seperti bernafas. Sepenting itukah komunikasi bagi kita? Kenapa kita harus berkomunikasi? Seorang ahli komunikasi, Harold D. Lasswell mencoba menjawab pertanyaan ini. Ia menyebutkan 3 fungsi dasar yang menjadi penyebab mengapa manusia perlu berkomunikasi. Pertama, karena manusia memiliki hasrat untuk mengontrol lingkungannya. Dengan berkomunikasi, kita dapat melihat peluang, menyadari ancaman, mengetahui kejadian-kejadian, dan mengembangkan gempa bumi di Chili sebesar SR disertai prediksi tsunami di kawasan Amerika tersebar di berbagai media diseluruh belahan dunia. Dengan melihat media tersebut, masyarakat dapat memperoleh informasi dan berjaga-jaga dari ancaman musibah yang mungkin akan terjadi. Disinilah proses komunikasi berperan, dimana informasi yang didapatkan seseorang dapat membantunya memahami lingkungan dan mengarahkan apa yang harus ia lakukan. Kedua, karena manusia selalu berusaha untuk beradaptasi dengan lingkungan. Manusia diciptakan sebagai makhluk yang senantiasa ingin diterima dalam lingkungannya. Kita tidak ingin diintimidasi, ditolak, apalagi dijitak. Untuk bisa membina hubungan dengan orang lain, kita pasti perlu berkomunikasi kan. Kalau hanya berdiam diri dan asik sendiri, bagaimana bisa kita berteman? Kita perlu berkomunikasi untuk mengutarakan perasaan, membina hubungan, dan diterima oleh lingkungan. Seperti saat pertama kali aku masuk Universitas. Tidak ada yang aku kenal dan tidak ada yang bisa aku ajak bicara. Senjataku satu-satunya hanyalah mencoba berkenalan, melebarkan senyuman, dan mengajak berjabatan tangan. Memang tidak mudah, awalnya rasanya seperti orang asing. Namun dengan komunikasi yang ku lakukan terus menerus, akhirnya aku punya banyak teman dan diterima oleh lingkungan. Ketiga, karena manusia ingin melakukan transformasi warisan sosial. Pernah terfikir gak bagaimana suku sunda dapat mempertahankan tari jaipong? Bagaimana suku jawa mempertahankan bahasanya yang medok? Dan bagaimana norma-norma ketimuran bisa tetap eksis di Indonesia? Adat istiadat, budaya, norma, dan perilaku merupakan warisan manusia sejak zaman dahulu. Hal-hal tersebut bukan baru lahir kemarin sore lho, tapi sudah bertahan sejak bertahun-tahun yang lalu. Masyarakat dahulu mentransformasikannya kepada generasi-generasi selanjutnya melalui proses komunikasi. Ingat gak ketika kecil kita sering mendapat nasihat dari orang tua, kalau jalan jangan mendahului orang tua, menerima sesuatu harus dengan tangan kanan, dan lain-lain. Saat itulah orang tua kita sedang mentransformasi warisan sosial kepada kita, agar nilai-nilai itu bertahan. Tak hanya mereka lho, suatu saat kita juga pasti melakukannya. Karena sadar ataupun tidak, kita sangat perlu komunikasi Perbincangan mengenai etika media , telah banyak dilakukan oleh pakar di pelbagai disiplin ilmu ; salah satunya John professor emeritus di University of Missouri School of Journalism , yang menjelaskan dasar Etika sebagai pembelajaran tentang apa yang sebaiknya individu lakukan, dimana etika sangat berhubungan dengan kewajiban untuk diri sendiri maupun orang lain. Selanjutnya, dalam konteks etika penggunaan perangkat new media , perlu diperhatikan faktor benar dan salah, serta bagus dan buruknya suatu tindakan orang-orang yang terlibat dalam aktivitas komunikasi sosial dan mempergunakan potensi tersebut dengan etis,sebagai bentuk kepedulian terhadap sesama individu . Sebagai contoh seringkali pengemudi tidak menyadari betapa berbahayanya mengemudikan kendaraan motor maupun mobil sambil bertelepon atau sms ; hal tersebut menunjukkan ketidak peduliannya terhadap lingkungannya. Pemahaman Etika menunjukkan kepedulian dan komitmen seseorang terhadap apa yang dikerjakan ; dalam ranah new media bentuk pemahaman tersebut diapresiasikan dengan cara berprilaku , bersikap maupun bertindak bijak tak kala sedang menggunakan perangkat new media apapun jenis maupun bentuknya. C. komunikasi kantor Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor Office comunitation. Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan, ada yang menerima atau mendengarkan pesan, ada pesan itu sendiri, ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersamat erhadap ide atau pesan yang disampaikan. Proses komunikasi Proses komunikasi yaitu sumber, pengirim pesan, pesan, media, penerima pesan, dan hasil. Proses komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut; 1. sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Dalam proses kerjasama keorganisasian, mungkin seorang manajer, seorang atau sekelompok orang karyawan yang menjadi sumber informasi 2. Perubahan berita dalam sandi/ kode langkah ini yang mengubah berita ke berbagai symbol yang mamp memindahkan pengertian, seperti percakapan tulisan, gerakan ataupun kegiatan. 3. Pengiriman berita pesan-pesan dapat berupa pengetahuan, ujicoba, perasaan, sikap, atau emosi. Komunikator haru smembuat kode untuk menerjemahkan ide-ide, pemikiran-pemikiran menjadi pesan ke dalam rangkaian tanda-tanda sistematis dan dapat dimengerti orang lain. 4. Pesan merupakan hasil dari penyandian. Maksud dari komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan, baik dalam bentukl isan, tulisan dan eksperesi wajah serta gerak yang akan ditransmisi. 5. Pengertian atau penerjemahan kembali berita. Yaitu menyangkut pengertian symbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan, dan gangguan sekitarnya. 6. Reaksi feedback dari penerima atau pesan yang diterima. Hal ini dapat dilihat dari proses umpan balik proses komunikasi berlangsung secara dua arah. Umpan balik yang diterima oleh komunikator dapat dijadikan sebagi tolak ukur dalam menentukan pakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan sesuai dengan yang diinginkan atau apakah pengertian pesan yang diinterprestasikan oleh komunikan sesuai dengan meaning pesan yang dimaksudkan oleh komunikator. Kantor adalah orang-orang, ini yang dikatakan dalam bukunya Office Organitation and Motivation. Pernyataan ini mengandung suatu pengertiaan, bahwa merupakan suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang adad alam kantor. Jadi perlu diperhatikan bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam gedung itu. Tempat itu dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih populer “tata usaha”.Jadi, suatu tempat dimana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut kantor. Dapat pula dikatakan, kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaana dministrasi atau pekerjaan tata usaha. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yaitu fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manejer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. Hubungan tatausaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. D. Etika Komunikasi Kantor Etika Komunikasi Kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tatausaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung tatap muka, face to face tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara telpon. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai .oleh karena itu,setiap pegawai kantor dalam menjalankan tatahubungan kantor harus mempunyai Kesusilaan atau budi pekerti yang baik Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi. E. Arti Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Kantor Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketata usahaan. seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. F. Etika Masuk Kantor Seperti biasa yang terjadi setiap hari kerja pada sebuah kantor bank selalu membuka kantor sebelum jam kerja sekitar jam tujuh pagi dibuka oleh Kepala Operasi yang biasanya datang lebih awal, selanjutnya petugas cleaning service datang untuk membersihkan bagian dalam kantor dan menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan. Selang beberapa saat kemudian seorang karyawan bernama Anna datang, kemudian seperti biasa pula setiap karyawan yang datang harus melakukan absensi dengan menggunakan finger scan, begitu juga Anna melakukan absensi dan selalu memberikan ucapan selamat pagi, dengan ceria dan ini terjadi secara rutin dan konsisten. Ilustrasi tersebut menggambarkan bahwa ada sejumlah aturan salam telah dikenal dan sudah melekat menjadi kebiasaan sehari-hari, semua ini untuk memudahkan kita dalam menjalin pergaulan atau hubungan dalam semangat perdamaian di kantor. Dengan mengucapkan salam yang dilakukan yang memang kelihatan sederhana ini akan menjadi pintu pembuka dalam mengawali interaksi dan komunikasi dengan rekan sekantor, hal ini lebih mudah membuka komunikasi apabila lawan bicara kita menunjukan wajah penuh ceria pada saat kegiatan rutin kerja dimulai, masing-masing karyawan sudah sibuk dengan pekerjaannya sesuai bidangnya, akan tetapi dengan keadaan situasi tersebut, berilah senyum yang tulus kepada orang yang Anda jumpai, baik kepada rekan kerja, satpam, driver dan atasan Anda. Hal ini akan menciptakan suasana yang nyaman. a. Memahami Dasar Etika Pergaulan Setiap hari dalam pergaulan di kantor sudah tak terelakan, karena satu sama lain saling membutuhkan ber interaksi yang didalamnya mencakup komunikasi. Interaksi dan komunikasi akan berjalan dengan baik apabila kedua belah pihak saling menghormati dan mengerti akan hak dan kewajibannya masing-masing, karena etika itu menyangkut moralitas, susila, sosial, agama dan lain memahami etika pergaulan adalah seperti berikut ini diantaranya Bersikap sopan santun dan ramah Penuh perhatian terhadap orang lain empaty Mampu menjaga perasaan orang lain Berusaha untuk saling membantu bila melihat teman kerja membutuhkan bantuan Mampu mengendalikan emosi b. Etika Berpakaian Setiap orang selalu menginginkan penampilan yang menarik dan ingin merasa menarik di lihat orang lain, karena penampilan itu merupakan daya tarik setiap yang baik tercipta dari pakaian yang dipakai sehari-hari, walaupun didalam kantor hampir semua karyawan perusahaan memakai seragam masing-masing yang telah ditentukan dan sebagai karyawan di kantor tetap harus menjaga citra diri dan wibawa perusahaan sebagai image terhadap orang lain, apalagi kalau perusahaan bergerak di bidang jasa tentu salah satu menjadi hal pokok. Pakaian yang baik dan pas digunakan memberikan kesan anggun dan lebih profesional dan yang perlu kita laksanakan dalan berpakaian disesuaikan dengan jadwal yang sudah ditentukan harinya dalam menggunakan seragam, kalau mungkin warna atau model menurut selera Anda tidak sesuai, karyawan meski tetap harus menggunakannya dan tidak menolak. Bagaimana cara etika berpakaian di kantor yang perlu diperhatikan adalah Gunakan pakaian dengan ukuran yang pas Biasakan berpakaian rapi dan tidak kedodoran Jangan merubah model pakaian Etika berbicara Dalam berbicara gunakan bahasa dengan ucapan yang jelas dan gampang dimengerti serta tetap menjaga batasan-batasan yang mencerminkan etika dan tidak menimbulkan pembicaraan yang asal orang timur sangat menghormati nilai kesopanan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui ketika berbicara dengan orang lain. Pada saat berbicara harus menatap lawan bicara Pada saat berbicara suara harus jelas terdengar Gunakan bahasa yang baik dan benar Hindari menggunakan nada suara yang tinggi Aturlah pembicaraan agar gampang dimengerti Belajar untuk bisa mengimbangi lawan bicara Berusaha untuk menyenangkan lawan bicara Ciptakan selang sekali waktu rasa humor Mampu untuk memuji lawan bicara Selalu berusaha untuk menjadi pendengar yang baik Sedangkan hal-hal yang harus dihindari ketika berbicara dengan teman kerja Jangan membicarakan kejelekan orang lain/teman kerja Pada saat berbicara hindari pembicaraan hal yang sensitif Jangan memotong pembicaraan orang lain Jangan monopoli pembicaraan Hindari untuk membicarakan diri sendiri G. Pahami etika agar kenyamanan kerja tak terganggu. Untuk kenyamanan bagi diri sendiri dan orang lain pada saat di kantor, maka kiranya seseorang haruslah meperhatikan etika dan tingkah laku sehingga tidak mengganggu serta menghambat proses pekerjaan kantor, maka kirannya harus memperhatikan beberapa hal di bawah ini 1. Silence, please Gunakan nada suara seakan Anda berada di ruang perpustakaan. Tidak semua orang bisa mendengar suara keras. Banyak pula yang suka suasana tenang dan tidak bisa berkonsentrasi kerja dalam kondisi bising. 2. Hampiri teman Kalau mau mengajak bicara teman, hampiri dia baru ajak bicara. Bila dari jauh Anda sudah teriak, teman yang lain pasti akan terganggu. Anda kan, tidak berada di hutan. 3. No speaker phone Masih berkaitan dengan audio things, jangan gunakan speaker kalau menelepon atau menerima telepon. Baik itu untuk telepon kantor maupun ponsel pribadi. 4. Setting ringtone Tidak salah kalau Anda suka pada ringtone telepon seluler Anda. Pasti Anda akan memilih lagu atau suara favorit. Jadi masalah, kalau disetel sangat keras sehingga bisa kedengaran sampai ke seantero kantor bila ada telepon masuk. Apalagi kalau lagu yang Anda pilih tak disukai rekan kerja. 5. Jangan tinggalkan ponsel Jangan pernah meninggalkan ponsel dalam waktu lama. Tidak juga pada saat makan siang. Tidak mungkin makan siang hanya 10 menit, paling tidak 30 menit. Jadi jangan meletakkan ponsel Anda di meja kantor dengan volume maksimal. Kalau berada pada posisi si teman, Anda pasti bete mendengar telepon berdering terus-menerus sementara si pemilik sedang pergi. Kalau pun ditinggal, atur menjadi silence, supaya tidak ada yang terganggu. Lebih baik lagi jika disimpan dalam laci. 6. Gunakan earphone Musik bagi sebagian orang seperti penyemangat hidup. Mendengarkan musik saat sedang stres memang disarankan para ahli. Namun bukan berarti selera musik Anda disukai teman kerja lain. Jadi, kalau pasang musik, ya jangan keras-keras. Hidup rekan kerja Anda akan nyaman kalau Anda menggunakan earphone. Dan satu lagi, orang suka tidak sadar ikut menyanyikan lagu yang didengar lewat earphone dengan suara keras. Ini juga bisa mengganggu tetangga sebelah. 7. Di-mute saja Suara berisik juga berasal dari komputer. Entah Anda sedang men-download lagu, menonton film, atau melihat widget dari berbagai situs, sebaiknya pasang earphone. Satu lagi, gunakan screen saver yang tidak berisik, atau, saat membukanya, kecilkan volume. Agar aman, di-mute saja. 8. Curhat Perempuan senang curhat pada teman sekerja. Kalau lagi semangat bercerita, suka lupa volumenya mengeras. Mau tak mau akan terdengar oleh yang lain. Kalau sangat pribadi, lakukan di tempat yang lebih pribadi, ruang meeting misalnya. Tetapi kalau Anda mau semua orang mendengar, dan mereka tidak keberatan, ya, sah-sah saja. Lihat-lihat dan perhitungkan situasi. 9. Anti Bau Karena terbuka dan tak ada pembatas, tidak hanya suara yang akan “mampir” ke sebelah. Bau-bauan juga bisa berkelana ke mana-mana. Jadi, usahakan jangan menyemprot wewangian di ruang kerja. Bisa-bisa teman sebelah Anda pingsan. Juga jaga badan dari bau tak sedap. Kalau sering keluar, dan Anda termasuk orang yang mudah berkeringat, siapkanlah baju ganti di kantor. Ganti baju jika baju memang basah, dan mulai merasa tidak nyaman dengan bau badan. 10. Bersih dari makanan Masih berkaitan dengan bebauan, jaga kebersihan meja kerja Anda dari makanan yang berbau tidak sedap. Menurut Anda sedap, belum tentu teman Anda setuju. Jangan pula menyimpan makanan di laci meja, baunya akan menyebar dengan sangat cepat. 11. Dilarang menguping Kalau ada yang sedang bicara pribadi di dekat Anda, pura-puralah tak mendengar. Sangat disarankan untuk tidak ikut campur, kecuali diajak bicara. Sangat tidak sopan, meski bukan salah Anda bila ada yang membicarakan masalah pribadi di tempat terbuka. 12. Minta izin Meski ruangnya terbuka, anggap saja ada pintu antara area kerja Anda dan teman. Jadi, kalau mau meminjam sesuatu, jangan lupa minta izin, dan segera kembalikan. Jangan pula melirik-lirik meja teman tanpa izin. 13. Jaga kebersihan meja kerja Meja kerja mencerminkan kepribadian pemiliknya. Anda pun membawa imej perusahaan. Jadi, jaga kebersihan meja agar reputasi Anda dan kantor terlihat baik di mata klien. Karena terbuka, setiap tamu yang datang bisa melihat langsung meja kerja Anda. Kalau meja karyawannya saja berantakan, klien bisa meragukan kinerja perusahaan Anda. 14. Gunakan messenger Bila ingin berkomunikasi dengan rekan tanpa suara, gunakan saja messenger. Misal, YM, MSN, Twitter, dan lainnya. Lebih jelas dan tidak mengganggu. Asal, jangan kebablasan jadi ajang ngobrol. H. Unsur-Unsur Komunikasi Unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasia dalah Komunikator orang yang menyampaikan pesan Pesan ide atau informasi yang disampaikan Media sarana komunikasi Komunikan audience, pihak yang menerima pesan Pengaruh isformasi yang di sampaikan berpengaruh UmpanBalik respon dari komunikan terhadap pesan yangditerimanya Lingkungan tempat terjadinya perpindahan informasi Sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antar manusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok. Sumber sering disebut pengirim, komunikator, atau dalam bahasa inggrisnya disebut source, sender, atau encoder. Pesan adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat, atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata message, content, atau information. Media adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Media dalam komunikasi massa dapat dibedakan atas dua macam, yaitu a. Media cetak, seperti surat kabar, majalah, buku, leaflet, brosur, stiker,buletin,hand,out,poster,spanduk,dan,sebagainya. Elektronik seperti radio, film, televise, video, recording, computer, elektronik board, audiocassette dan sebagainya. Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak ada penerima jika tidak ada khalayakmu adalah prinsip dasar dalam berkomunikasi. Karena mengetahui dan memahami karakteristik penerima khalayak, berarti suatu peluang untuk mencapai keberhasilan komunikasi. Pengaruh atau efek merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh juga bisa diartikan perubahan atau penguatan keyakinan pada pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang balik Ada yang beranggapan bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk pengaruh yang berasal dari penerima. Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meskipun pesan belum sampai pada suatu konsep surat yang memerlukan perubahan sebelum dikirim, atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan itu mengalami gangguan sebelum sampai ke tujuan. Hal-hal seperti itu menjadi tanggapan balik yang di terima oleh sumber. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni a, Lingkungan,fisik Lingkungan fisik menunjukkan bahwa suatu proses komunikasi hanya bisa terjadi kalau tidak terdapat rintangan fisik. Misalnya geografis. Komunikasi seringkali sulit dilakukan karena faktor jarak yang begitu jauh, di mana tidak tersedia fasilitas komunikasi seperti telepon, kantor pos atau jalan raya b. lingkungan social budayah lingkungan social menunjukkan factor social budayah ekonomi dan politik yang bias menjadi kendala terjadinnya komunikasi misalnya kesamaan bahasa kepercayaan adat istiadat dan status social. Lingkungan psikologis adalah pertimbangan kejiwaan yang digunakan dalam berkomunikasi. Misalnya menghindari kritik yang menyinggung perasaan orang lain, menyajikan materi yang sesuai dengan usia psikologi ini bias disebut diensi internal. Dimensi waktu menunjukkan situasi yang tepat untuk melakukan kegiatan komunikasi. Banyak proses komunikai tertunda karena pertimbangan waktu. BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan saluran komunikasi yang diharapkan menimbulkan umpan balik dari komunikan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Kita tidak bisa terlepas dari yang namanya komunikasi. Seumur hidup kita akan terus bergelut dengan hal ini. Tak peduli panas, hujan, maupun badai, kita akan terus berkomunikasi. Dengan mengucapkan salam yang dilakukan yang memang kelihatan sederhana tapi akan menjadi pintu pembuka dalam mengawali interaksi dan komunikasi dengan rekan sekantor. Tiga 3 fungsi dasar yang menjadi penyebab mengapa manusia perlu berkomunikasi. ü Pertama, karena manusia memiliki hasrat untuk mengontrol lingkungannya. ü Kedua, karena manusia selalu berusaha untuk beradaptasi dengan lingkungan. ü Ketiga, karena manusia ingin melakukan transformasi warisan sosial. Unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasia dalah Komunikator Pesan Media Komunikan Pengaruh UmpanBalik Lingkungan B. SARAN Etika harus di berikan pelajaran / pemahaman sejak di usia dini. Kepada semua pihak haruslah mengedepankan etika-etika atau norma-norma agama yang selama ini tampak seperti sudah tidak di perhatikan, serta tidak di peraktekkan dalam kehidupan baik itu dikantor, dirumah, disekolah, di kampus dan sebagainya. DAFTAR PUSTAKA pedia orang/Wikipedia orang/wiki/komunikasi interpersonal. htt//dossuwanda komunikasi kantor. htt//robby bekerja. komunikasi http/pen
10 10 Kerja Page 19 of 36 3) Berjalan di dalam kantor ĂĽ Berjalanlah yang tertib. ĂĽ Jangan sampai mengganggu orang lain. ĂĽ Tidak membicarakan yang kurang baik. ĂĽ Berjalan bersama tamu dan atasan. ĂĽ Bertemu tamu atau atasan di lorong. ĂĽ Naik/turun di pintu lift.
Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik – Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam melakukan suatu pekerjaan. Seseorang yang mampu berkomunikasi dengan baik akan memberikan banyak keuntungan bagi dirinya sendiri maupun perusahaan tempat mereka bekerja. Setiap perusahaan memiliki standar dan etika berkomunikasi yang berbeda-beda tetapi tujuannya hampir sama yaitu untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer. Karena melalui komunikasi yang santun dan tepat akan membuat lawan bicara anda mudah memahami maksud dan tujuan yang akan disampaikan. Standar dan etika komunikasi dikantor dibuat agar semua karyawan mengetahui tata cara berkomunikasi yang baik. Etika berasal dari kata ethikus latin dan dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan,norma,nilai,kaidah dan ukuran baik buruknya tingkah laku manusia. Jadi etika komunikasi adalah norma, nilai atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan berkomunikasi disuatu masyarakat. Etika dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimanapun dengan siapapun orang berkomunikasi, pertimbangan etis harus selalu diperhatikan agar lawan bicara dapat menerima dengan baik. Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik Etika dalam suatu pembicaraan harus digunakan untuk menghargai dan menghormati lawan bicara. Demikian halnya etika komunikasi dikantor harus selalu anda lakukan untuk menjaga hubungan baik dengan rekan kerja ataupun relasi perusahaan. Pada artikel sebelumnya telah dibahas mengenai Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun . Nah, pada kesempatan kali ini membahas tentang komunikasi dilingkungan kantor dengab baik. Sama halnya dengan komunikasi melalui media telepon dan Medsos media sosial yang selalu mendapatkan peringatan Kemeninfo agar kita berhati-hati dalam berkomunikasi di media sosial, komunikasi secara langsungpun mempunyai etika yang harus dipatuhi. Berkomunikasi secara langsung memang lebih mudah dibandingkan dengan komunikasi secara tidak langsung, karena kita langsung berhadapan dengan lawan bicara kita. Akan tetapi jika terjadi sesuatu hal yang tidak kita inginkan atau kesalahan bicara maka akan secara langsung pula terlihat. Untuk itu anda harus bisa mengatur sikap,nada bicara,raut muka yang meyakinkan dan bahasa tubuh yang sopan dan santun. Salah satu hal yang membuat sebuah perusahan sukses dan berkembang adalah karena hampir semua karyawannya mampu berkomunikasi dengan baik. Dengan mampu berkomunikasi dengan baik kepada relasi dan customer akan membuat sebuah perusahaan dipercaya dan disegani. Oleh karena itulah setiap perusahaan selalu memiliki standar dan etika komunikasi yang disampaikan kepada semua karyawan agar semua bagian dapat berkomunikasi sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Baik dari lini terbawah sampai yang teratas karena masing-masing dari mereka mempunyai jobdisk dibidangnya. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi dikantor secara langsung dengan baik Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik Bersikap Profesional Melakukan komunikasi dikantor adalah suatu proses penyampaian pesan yang dilakukan suatu pihak kepihak lain dalam ruang lingkup organisasi yang berlangsung dikantor. Saat berkomunikasi anda adalah orang yang mewakili perusahaan tempat anda bekerja, bukan sebagai pribadi jadi anda harus dapat membedakan arah dan tujuan pembicaraan yang akan anda lakukan. Lakukan komunikasi sesuai etika perusahaan anda jangan sampai lawan biacara berpikir negatif tentang anda dan perusahaan anda, jadi tugas anda adalah memberikan komunikasi yang positif. Anda juga harus dapat membedakaan antara pembicaraan pribadi dan pembicaraan tentang pekerjaan dan perusahaan. Hargai Lawan Bicara Jika anda sedang berbicara dengan seseorang hargailah orang yang ada dihadapan anda siapapun mereka. Biarkan lawan bicara anda berbicara tentang apa yang diinginkannya, dengarkan dengan baik setiap kalimat agar anda mengerti maksud pembicaraanya. Setelah selesai barulah anda bisa menjawab dan memberikan penjelasan kepada lawan bicara anda. Usahakan berbicara secara singkat ,padat dan jelas agar tidak membosankan orang yang pendengar yang baik tapi yang bisa memahami lawan bicara anda dan mampu memberi solusi. Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik Jangan Memotong Pembicaraan Saat anda sedang membahas suatu hal dengan seseorang, berikan waktu pada lawan bicara anda untuk berbicara setelah selesai baru anda menjawab dan memberi penjelasan. Jangan sekali-kali memotong pembicaraan seseorang karena hal tersebut tidak sopan dan tidak etis dilakukan, apalagi jika anda berada dilingkungan kantor. Hal tersebut akan menunjukan bahwa standar dan etika komunikasi di perusahaan anda kurang baik. Tatap Mata Lawan Bicara Anda Saat anda berkomunikasi dengan customer atau rekan kerja anda dikantor, usahakan anda menatap matanya agar lawan bicara tahu bahwa anda mendengarkan dan memperhatikannya. Jangan anda menatap keatas atau ke arah yang tidak jelas bahkan memainkan jari atau hp karena hal tersebut tidak sopan dan terkesan menyepelekan lawan bicara anda. Gunakan Bahasa yang Sopan Sebaiknya saat anda berkomunikasi dengan seseorang dikantor selalu gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Apalagi jika orang tersebut adalah customer atau atasan anda. Hindari menggunakan kalimat yang tidak sopan dan tidak layak anda ucapkan di kantor. Karena kalimat dan kata yang anda ucapkan adalah cerminan diri anda dan perusahaan anda. Untuk itu usahakan agar anda selalu sopan dan santun dalam berkomunikasi karena hal tersebut juga akan membanggakan perusahaan anda. Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik Atur Volume dan Nada Bicara Berkomunikasi dengan seseorang pasti memerlukan keahlian dalam merangkai kata demi kata dengan baik dan benar agar tercapai kesepahaman antara keduanya. Nada bicara yang baik dan tepatjuga menentukan seseorang dapat memahami maksud pembicaraan anda. Karena jika anda tidak dapat mengatur nada dan intonasi dengan baik kadang akan menimbulkan kesalahpahaman. Selain itu anda juga harus dapat mengatur volume suara anda, jangan terlalu pelan dan jangan terlalu keras. Pastikan lawan bicara anda cukup paham dan mendengar sehingga anda tidak perlu mengulang pembicaraan. Dan jika anda berbicara terlalu keras akan terkesan bahwa anda sedang marah atau berteriak sehingga kurang sopan didengar. Fokus pada Topik Membahas suatu hal yang seru dan menarik kadang membuat orang lupa diri karena terlalu bersemangat dalam berbicara. Tentu hal tersebut tidak salah kalau hanya sekedar untuk selingan dan tidak melebar kemana-mana sehingga topik utama pembicaraan anda malah tidak tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu saat berkomunikasi dengan seseorang fokuslah pada topik pembicaraan anda sehingga anda tidak membuang waktu dan terkesan membosankan lawan bicara anda. Standar dan Etika Komunikasi di Lingkungan Kantor Dengan Baik Fungsi Etika Dalam Komunikasi dikantor Ketrampilan Intelektual Etika berperan penting dalam sebuah perusahaan. Seorang yang menerapkan etika komunikasi dikantor dengan baik memiliki ketrampilan intelektual yang baik. Selain itu, etika komunikasi dikantor memberikan kenyamanan personil perusahaan, sehingga meningkatkan kinerja dalam sebuah perusahaan. Ketrampilan intelektual seseorang berfungsi untuk memberikan argument yang tepat dalam melakukan presentasi. Menciptakan Integritas Etika komunikasi juga dapat menciptakan integritas dikantor. Integritas dalam lingkungan kantor adalah sebuah komitmen dalam menjalankan pekerjaan. Integritas adalah hal yang berkaitan dengan kejujuran dan tanggung jawab yang tercermin dalam sikap,perilaku,etika,kebiasaan,moral dan gaya hidup seseorang. Menjaga Nama Baik perusahaan Citra perusahaan menjadi hal terpenting untuk meningkatkan produktivitas. Etika berkomunikasi berfungsi untuk menjaga nama baik perusahaan. Citra yang baik akan memberikan banyak peluang kerjasama dengan perusahaan lain. Dengan menerapkan etika komunikasi di perusahaan dalam setiap kegiatan maka perusahaan anda akan terkenal memiliki citra yang positif. Menumbuhkan Loyalitas Melakukan etika dalam berkomunikasi dikantor dapat menumbuhkan loyalitas antar sesama personil kantor,baik pihak pimpinan perusahaan, sesama rekan kerja sampai pada level karyawan terendah. Etika berkomunikasi di lingkungan kerja dapat berupa ucapan terima kasih ketika anda mendapatkan bantuan dari orang lain siapapun mereka. Mengucapakan kata “Maaf” saat anda melakukan kesalahan baik sengaja ataupun tidak. Selanjutnya adalah mengucapkan kata “tolong” ketika anda meminta bantuan dari orang lain. Tiga kalimat tersebut merupakan salah satu contoh yang mencerminkan kesopanan dalam lingkungan kantor. Perilaku tersebut memeberikan dampak positif kepada perusahaan. Selain itu loyalitas dapat dilihat dari cara kita bekerja sesuai dengan visi dan misi perusahaan serta tidak mencampur adukan urusan pribadi dan kantor. Demikian beberapa etika komunikasi dilingkungan kantor dengan baik yang dapat anda praktekkan. Semoga bermanfaat. Baca Juga Tips Cerdas Selalu Tampil Menarik Dan Percaya Diri Dikantor Kiat Sukses Menjadi Karyawan yang Professional dan Berkualitas 7 Tips Pintar Menjaga Kesehatan Saat Musim Hujan 9 Tips Cara Belajar Berkualitas Yang Efektif Efisien dan Menyenangkan Memilih Produk Perawatan Kecantikan Yang Aman untuk Kulit Wajah
TentangPelatihan Ini. Hasil survei Plan Internasional Indonesia terhadap 103 perusahaan menunjukkan berbagai kompetensi soft skills yang disyaratkan dalam perekrutan karyawan Teknologi Informasi dan Komunikasi/TIK, menunjukkan bahwa keterampilan berkomunikasi berada di urutan 4 teratas.
Di saat penggunaan email menjadi berkembang pesat pada awal tahun 90-an, email telah berhasil menggeser media komunikasi sebelumnya, termasuk mesin fax dan surat. E-mail menjadi sangat populer digunakan oleh para pekerja kantor dan orang-orang biasa. Kehadiran email benar-benar memudahkan segala bentuk komunikasi antara satu orang kepada orang lainnya. Bahkan menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh International Data Corporation IDC, para pekerja menghabiskan 28% dari minggu-minggu kerja mereka untuk mengecek, membaca dan merespon email yang mereka terima. Meskipun begitu, berkomunikasi melalui email tentu saja memiliki beberapa etika yang perlu dipatuhi oleh para penggunanya. Apalagi segala hal di dalam hidup perlu diatur agar tidak saling merugikan satu sama lain. Pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan 10 etika dalam berkomunikasi melalui email, yang mana ingin akan sangat bermanfaat bagi kita yang bekerja di kantor atau berbisnis dengan beberapa mitra usaha. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini. 1. Mengisi Subjek Email yang Jelas dan Spesifik. Etika pertama dalam berkomunikasi melalui email adalah memiliki subjek yang jelas dan spesifik. Jangan pernah lupa untuk mencantumkan subjek karena penerima email kita bisa saja mendapatkan puluhan email di kotak masuknya. Sehingga, ini akan menyulitkan mereka untuk membedakan mana email yang perlu segera direspon dan mana email yang bisa dikesampingkan terlebih dahulu. Selain itu, memberikan subjek yang jelas dan spesifik juga membantu kita untuk mendapatkan respon yang cepat dari penerima email, sehingga kita tidak perlu menunggu waktu yang lama untuk mendapat balasan. Dan tentunya, memiliki subjek yang tepat merupakan salah satu tanda berkomunikasi melalui email secara profesional. Ini menandakan bahwa kita mengirim email bukan untuk main-main. 2. Menggunakan Salam Profesional. Etika kedua yang perlu kita terapkan adalah menggunakan salam sebagai pembuka email kita. Namun, perlu diingat kembali bahwa kita harus membedakan antara email yang formal dan non-formal. Email non-formal biasanya ditujukan kepada rekan-rekan kerja kita di dalam kantor internal dan email formal biasanya ditujukan untuk bos, manajer atau atasan kita di kantor internal dan klien juga mitra bisnis kita eksternal. Hindari penggunaan “Hai”, “Woi”, “Bro/ Sis” atau salam lainnya yang kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email formal. Agar lebih formal, rekan pembaca bisa menggunakan “Yang terhormat masukkan nama”. Menggunakan nama orang tersebut dalam salam seperti, “Halo Stevanie”. Ini adalah salam profesional yang cukup tepat, tetapi ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kita telah diberi izin untuk melakukannya. 3. Balas Semua Email Penting yang Masuk. Hindari sikap mengabaikan email-email yang masuk ke dalam kotak masuk kita. Terlebih lagi jika kita menerima email penting yang harus segera dibalas, misalnya dari pimpinan perusahaan atau dari klien. Kita perlu menanggapi email dengan balasan yang tepat, jangan membalas email dengan isi yang membingungkan penerima email. Berikan balasan email secara tepat waktu dan menggunakan Bahasa yang sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kita. Bagaimana jika kita belum memiliki jawaban yang tepat untuk membalasnya? Kita tetap perlu membalas email tersebut, minimalnya kita membalas untuk memberitahu sang penerima bahwa kita sudah menerima email mereka. Sebagai contoh Dear Ratna, Terima kasih untuk informasinya. Untuk saat ini kami belum mendapatkan jawaban yang pasti dari CEO Perusahaan kami terkait undangan pembicara yang perusahaan Anda berikan. Dalam hal ini, kami akan memberi jawaban kembali dalam waktu 2x48 jam ke depan. Terima kasih atas pengertiannya. Best Regards, Silvia Hanum. 4. Jangan Menggunakan Humor. Memang bagus untuk membuat orang lain tertawa, terhibur dengan lelucon yang kita berikan kepada mereka. Namun, menggunakan humor bukanlah hal yang tepat untuk dimasukkan ke dalam email formal maupun non-formal. Mengapa begitu? Karena humor tidak dapat diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurut kita lucu, bisa saja disalah tafsirkan oleh pihak lain penerima email, atau mungkin dianggap sebagai sarkasme, karena humor dibaca oleh penerima tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jadi, kami sangat tidak menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk menggunakan humor di dalam email. 5. Jangan Menganggap Penerima Email Tahu Apa yang Kita Bicarakan. Etika kelima yang perlu kita perhatikan adalah menulis email yang serinci dan sejelas mungkin. Jangan beranggapan bahwa penerima email akan memahami segala hal yang kita bicarakan di dalam email. Hindari penggunaan jargon atau menyingkat kalimat dengan singkatan-singkatan yang aneh. Singkatan yang aneh hanya akan membingungkan penerima email, bahkan ini bisa menciptakan kesalahpahaman antara kita dan penerima email. 6. Jangan Membalas Email dengan Emosi. Kami sangat tidak menyarankan rekan pembaca untuk membalas email dengan kata-kata yang menunjukkan emosi, kemarahan atau frustasi. Sebelum membalas email atau mengirim email, pastikan rekan pembaca sudah melakukan beberapa pertimbangan sebelum mengirim email kepada penerima. Solusi lainnya, apabila rekan pembaca sedang merasa marah, ketik email, keluarkan emosi yang Anda rasakan, masukkan pesan email tersebut ke dalam folder “draft”, dan tinjau kembali nanti saat rekan pembaca sudah merasa lebih tenang dan punya waktu lebih untuk merancang balasan email yang lebih baik dan sesuai. Untuk kebaikan rekan pembaca, jangan sampai emosi yang dirasakan dicurahkan ke dalam email. 7. Jangan Lupa Mencantumkan Tanda Tangan Signature. Setiap email harus menyertakan tanda tangan signature yang memberitahu penerima tentang siapa yang mengirim email kepada mereka. Selain itu, kita juga perlu mencantumkan kontak kita di bawah tanda tangan. Sehingga, penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor telepon kita, jika mereka harus menghubungi kita kembali. Kita bisa membuat pengaturan otomatis agar signature dapat muncul di akhir email, setiap kali kita mengirim email kepada siapapun. 8. Jaga Kerahasiaan Materi Pribadi. Etika kedelapan adalah hindari berbagi materi email yang sifatnya pribadi atau rahasia confidential, baik itu secara sengaja maupun tidak sengaja. Apabila rekan pembaca memang HARUS berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, bicarakan secara langsung di ruangan tertutup atau komunikasikan hal ini melalui telepon. Jangan lupa untuk meminta izin sebelum memposting materi sensitif baik di bagian badan email atau dalam lampiran. 9. Hindari Menggunakan Tanda Perintah ! secara Berlebihan. Memang sih tanda perintah ! itu memiliki indikasi yang bermacam-macam. Bukan hanya untuk mengekspresikan kemarahan, namun juga dapat mengekspresikan kegembiraan. Misalnya, “Ya ampun! Hahaha!!!” Sayangnya, di dalam bisnis atau dunia profesional, penggunaan tanda seru atau tanda perintah ! secara berlebihan tidak diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis, terutama melalui email. Hindari penggunaan tanda baca tersebut, kecuali kita benar-benar mengenal penerima email dengan sangat baik. 10. Jangan Lupa Koreksi Pesan Kita. Secara tidak langsung, orang bisa menilai kepribadian kita melalui tulisan-tulisan email yang kita kirim kepada mereka. Apabila email yang kita kirim terlalu banyak salah ejaan atau kesalahan tata bahasa, maka jangan heran jika orang-orang akan menilai kita sebagai seorang yang ceroboh. Sedangkan, saat kita mengirim email dengan sangat rinci dan tanpa kesalahan tata bahasa, orang-orang akan menganggap kita sebagai seorang yang sangat teliti. Jadi sebelum email dikirim kepada penerima, jangan lupa untuk mengoreksi isi email kita dengan teliti. Setelah membaca penjelasan di atas, apakah rekan pembaca sudah merasa semakin percaya diri dalam berkomunikasi melalui email? Yuk, kita terapkan 10 etika dalam berkomunikasi melalui email seperti di atas, agar kita bisa semakin profesional dan mendapatkan karier yang lebih baik dari etika komunikasi yang kita terapkan. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
xieAJ. presentasi tentang etika berkomunikasi di kantor
